四月熊

文章摘自30 雜誌7 月號
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前言：跟在大老闆身邊擔任祕書或行政類工作，看來微不足道，卻是職場中打基
本功的重要經歷。能夠第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什麼比這個
更好的職場導師？最棒的是，他還付你薪水。

去年的賣座電影《穿著Prada 的惡魔》經典的一幕戲：惡魔老闆梅莉史翠普一早
進辦公室，要助理（安海瑟威飾）去找還未出版的哈利波特草稿，給她雙胞胎女
兒閱讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰戰兢兢，透過之前巧遇的
人脈，在最後一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老闆辦公桌上，梅莉史
翠普挑著眉問：「怎麼只有一份，難到要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎？」安海
瑟威氣定神閒回答：「這是第三份，其他兩份我已經交到在旅途中的雙胞胎手上
了！」而這時，梅莉史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼，眼神裡閃過
了一絲驚訝與佩服.....

在瑣事裡找到價值

觀眾看到的是影片中惡魔老闆的惡魔行徑，而對一群老闆身邊的貼身助理或祕書
來說，真正的好祕書、好助理，就是能夠把老闆交代的事項辦得比老闆想像的更
好！

但如果真要問，祕書、助理的工作，究竟是些什麼？「就是老闆要你做什麼，你
就得做什麼。」只要做過祕書的人都會這樣回答，他們也自嘲為「辦公室裡的百
科全書」。

根據台北市專業祕書暨行政人員協會統計，祕書工作的職稱非常繁雜，除了祕書
之外，行政助理、行政專員、協調員（coordinator）、特助、管理師等都偏向祕
書的工作。而祕書每天的工作，包括老闆的時程安排、會議管理、辦公室管理、
電話應對及訪客接待、組織溝通協調、員工關係與公共關係等，工作內容十分繁
雜，但104 人力銀行調查卻發現，七成的祕書行政類人員，年薪居然只有40 萬
左右，顯示市場低估這些工作的價值。

不過，如同影片中小助理的表現讓老闆驚訝，最後還讓她取代第一助理的位置，
隨同前往巴黎參加一年一度時裝秀的盛會，坐上千萬女孩夢寐以求的職位，祕書
行政人員的工作儘管很多都是「瑣事」，但如果能在這些日常事務當中做出不一
樣的表現，甚至在老闆的思維之下替老闆先考慮到，不僅老闆看得到你的表現，
你也會以這樣的職場制高點，找出自己的工作價值，進而將自己做大。

做大第一招：先把小事做好

安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節嗎？那可未必，目前檯面上許多職場總經理，
不少都從祕書或助理起步，像是IBM 總經理童至祥，就從IBM 的行政祕書開始
做起，摩根富林明證券台灣區總經理高桂卿、前紐約人壽總經理任醒怡也都從祕
書、助理做起。但如何在祕書的工作中把自己做大？有豐富祕書經驗的安麗日用
品總經理祕書游美未便說：「你要先做對每一件小事，才能把祕書的工作做大。」

祕書的工作其實沒有範圍，對內，要處理所有跟老闆有關的事務，甚至還要處理
老闆家裡的事務；對外，則要打好老闆跟他的老闆、部屬、客戶、朋友的關係，
因此，個性圓融、不強出頭才能成為頂尖的祕書或助理。

根據104 人力銀行對250 位主管的調查發現，對主管來說，祕書或行政人員最需
要具備的條件便是工作細心、有責任感、主動積極這三項特質，而祕書實戰經驗
豐富的游美未則認為，除了能幹，祕書還要有善解人意的特質。

在外商祕書生涯中，游美未記憶最深的一次加薪，便是因為幫忙外籍老闆落腳台
灣，找房子、買家具、幫小孩找學校，甚至買漂白水樣樣都來，而那一年她加薪
的理由便是：幫忙搬家功勞很大。

做大第二招：適切的向上管理

面對不同老闆，祕書也應該適時因應，才能讓老闆立即抓到重點。台北市專業祕
書暨行政人員協會監事長陳芬珊就說：「老闆的個性決定了祕書工作的方式。」

她觀察到，老闆大概分為四種類型：第一種指揮型的老闆，喜歡祕書或助理講話
講重點；第二種類型則是社交型的老闆，這類型老闆喜歡作公關，所以當祕書的
就要有時時刻刻把他的注意力拉回來的能耐；第三種是協調型老闆，這種老闆會
以大局為重，有些時候想得比祕書更為周到；最後一種類型則是分析型老闆，喜
歡思考並且嚴守時間管理。

陳芬珊還發現，多半的老闆屬於指揮型跟分析型，「所以，面對前者，祕書若有
事要請示，要給老闆是非題而不是選擇題；但面對分析型老闆，你要給他大量的
資料，他也比較喜歡聽到你的建議。」陳芬珊說。因此，面對不同老闆，你的「向
上管理策略」也極為重要。

但不管哪樣的老闆，身為祕書或助理，一定要懂得給老闆台階下。台北市專業祕
書暨行政人員協會公關王鈺婷就說：「有時候幫忙老闆做報表，但如果他要自己
做，卻不會做時，千萬不能『大聲教學』，否則讓大家都聽到，老闆的面子也掛
不住。」

做大第三招：技能與態度並重

只是，通常身為祕書或助理，別人很難看得到你的績效，只有老闆看得到你真正
的表現。想讓自己有更多的籌碼往上跳，就得多表現自身的附加價值。

其實，在日常的工作範圍內，祕書還是有展現不同能力的機會。游美未說：「如
果你爭取內部訓練、公關、專案管理、客戶關係、人力資源、員工關係等等的工
作，甚至具備語文能力，或可以為老闆做出清晰的月╱季報表的話，對老闆的重
要性不僅會增加，別人也容易看得到你的表現。」

永豐棧麗緻酒店副總經理徐淑麗從祕書做起，當祕書的同時，她不斷學習英、日
文，甚至還考上廚師執照；而且，徐淑麗主動請調各部門，她歷經訂席、值班、
餐務；等到徐淑麗不想再當祕書時，已經有兩個部門的主管位置等著讓她選，也
讓她極為感謝過去那段磨練時期。

除了不斷增進自己的工作技能以外，態度更是讓祕書或助理，能否把自己做大的
重要關鍵，尤其不能有「狐假虎威」心態，現在年輕人經常忽略的職場倫理，也
是向上晉升的重要元素。

從特助做起的台灣斯沃琪瑞表有限公司（The Swatch Group, Taiwan）副總經理張
正勳就認為，所有的專業都是可以被訓練的，但什麼位置做什麼事情，千萬不要
在自己還未做大前，就先膨脹自己，反倒是先懂得與人結好緣，不口出惡言，把
老闆交付的任務當作磨練自己的考驗，才是真正能做大的關鍵。

成功，並不是非要將自己做大不可，但開拓大格局，卻經常是從一個微不足道的
起點出發。站上浪頭趁勢而起就能事半功倍，而有幸作為祕書或助理，第一手貼
身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什麼更好的職場導師？千萬別錯過這個寶貴
的學習機會。

另外還有

協會的花絮--30雜誌採訪篇

http://tw.myblog.yahoo.com/tpsaa_secretary/article?mid=678&prev=683&next=676