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深耕個人優勢 贏在執行力系列(4)

認清自己的定位

作者:S_sandy

Aug. 4. 2009

S小姐已經在職場工作約7、8年了,對於很多事情已經不像以往如此懵懂。回想剛從學校畢業時,她在一間電子公司擔任行政助理的工作,從第一年開始就一直覺得自己跟陀螺一樣,只知道轉個不停,可是卻不知道自己為何而轉,她不禁問自己為什麼學歷唸這麼高,卻跟一般的小助理沒兩樣,定位就跟打雜的沒什麼兩樣,甚至一再萌生想離開的念頭….

有一天,她覺得不能再這樣下去,於是興起了進修的念頭,但是卻不知道該上什麼課程。她上網搜尋「助理 」,網頁上出現密密麻麻的一堆資訊,但是她的目光卻被一個標題「秘書以及行政人員在企業裡的定位」給吸引住了,這是由外貿協會所舉辦為期一天的課程,她馬上完成報名。

上完了這門課程,讓她有一種茅塞頓開的感覺,講師們的授課讓她了解到秘書這個職位已經不再是一般人所想像的「花瓶 」,他們所肩負的責任不僅十分重要,而且更非只是一個打雜的。此後,她陸續參加了台北市專業秘書協會所辦的認證課程,進一步加強自己的秘書職能,並且也順利通過了認證。有了這份證照的肯定,她期許自己能夠朝著專業秘書的目標前進。

其實,秘書所做的事情可以十分地瑣碎,但是也可以十分地重要,影響力甚至關係到一間企業的決策層面。更重要的是,筆者認為秘書在公司的角色就像是一個家庭裡的”母親”一樣,不論大事小事,都能夠盡心盡力地完成,成為一個家族裡面最受仰賴的的協調者,以及一個人與人之間溝通的橋樑平台。簡而言之,同樣是一份秘書的工作,但是要作出怎樣的成績,還是端看自己的定位與期許。

(以上文章屬著作人所有,如有轉載、引用請註明出處)





TPSAA官網:http://www.secretary.org.tw/

TPSAA部落格:http://tw.myblog.yahoo.com/tpsaa_secretary/

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在今年4/22秘書日的當天刊登,有著特別的感覺 ^^

詳細內容,可連至udn網站

1.拿出優異表現,贏得信任

2.主動付出,提升能見度

3.設身處地,思維大突破

 

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mac


深耕個人優勢 贏在執行力系列(1)



德智體群美當道的職場修練術



作者:Sandy Chen Jan. 15. 2009



面對不景氣,依據商業週刊第1102期所載,日本管理大師大前研一說,「擔心無法解決事情,必須做些事!」但是,該如何做呢? 仔細想想,從以前學校所學的「德智體群美」五育來著手,聽起來好像八股到不行,但古語新解,卻發現不變的真理,包含有最容易執行的作法。



【德】



在凡事只講求速食經濟效益的時代,端正品德與良好人格更顯得珍貴。尋求短期成效並不為過,但是手段與過程必須合乎情理,也應該腳踏實地,這應是工作上的一種態度。唯有良好的工作態度才能讓我們在職場上不斷成長進步。曾經有人說過,態度決定一切!



【智】



工作上代表專業的知識及工作技巧,這部分的能力,可以藉由工作資歷與漂亮的履歷來判斷程度高下,也可經由一般書籍、學校、補習班或公司的正規管道學習。行行出狀元,每一行業,每個職務都會有特殊的價值所在。不過,近年來跨領域的學習也很熱門,因此學習不僅要專精,同時也要廣泛,為因應時代的快速變遷,必須隨時增廣見聞、補充新知,千萬不可故步自封。



【體】



辦公室坐久了,脊椎側彎、月經不調、不孕、過胖、感冒久病不癒、未老先衰、胃潰瘍、脂肪肝、便秘、癌症…..諸多病症令人聞之色變!「留得青山在,不怕沒柴燒」,不該只是口號! 除了要注重飲食衛生,有充足的睡眠,還必須持之以恆的運動,而且,必須要從年輕時就培養固定的運動習慣,健康的身體以及健美的體態甚至是自信的來源! 所以,記得在自己的工作日誌上排出運動時間喔!



【群】



個人英雄主義早就行不通囉! 我們不可能離群索居,人脈網絡如今被視為黃金存摺,不管是主管、同事、下屬或是客戶,都是我們服務與合群的對象,如果不能合群,勢將無法好好存活,所以溝通技能與EQ管理的重要性不言而喻。尤其秘書與行政人員經常可以在群體中扮演潤滑劑的角色,千萬不要覺得自己高高在上,或覺得世界必須繞著自己轉,唯有相互尊重包容,適度妥協,才能利己利他,讓群體共榮。



【美】



最近「美力學」很夯。因為,美是一種能量、一種深度,更是一種文化。美能令我們敞開胸襟,同時也開啟了創造力與智慧的大門。美讓我們在忙碌、緊湊而呆板的公式化生活中,有不一樣的解答,也有不一樣的氣息。沒有「美」,人變得貧乏。還好,美是可以學習的,也會相互感染,多接觸美的事物,就能讓我們在平凡的生活中找到幸福與光彩。



2008年的冬天特別冷!但是,冬天來了,春天還會遠嗎? 現在正逢2009年的年初,是替自己做個規畫的好時機! 最亂的時代,也會有人過得很好! 可見,我們仍有努力的空間;雖然許多事情是我們無法掌控的,但是我們仍可以就自己能掌控的部分多作努力。不管未來是否景氣,投資自己,深耕個人優勢是絕對不會錯的!而且,別忘了德智體群美五育並重,從小處開始著手,確實執行,相信假以時日必定可以累積巨大的實力。



讓我們期許,在未來相聚之時,能夠為彼此的成長喝采。

http://tw.myblog.yahoo.com/aprilbear-aprilbear/article?mid=6487&prev=6494&next=6486

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比別人多一顆心



" 比別人多一顆心",是我進TPSAA時,

因老師們的推薦,看的第一本秘書類書籍。

這句話也因此在我心裡留下很深的印象



像電影"穿著Prada的惡魔"中,

女主角除了做到惡魔老闆交待的難題-取得哈利波特手稿

還不忘先將影本送至惡魔老闆的小孩手中,

更多留了一份影本給惡魔老闆

做到比交待的多一點點,你會獲得更多的一點點。



 前幾天跟一個任職於飯店的朋友聊天

 她說她忙了一個早上,

只是為了滿足國外來訪的住客的一個期望

 期望能用天文望遠鏡看到微笑星空。

花了一個早上的東借西問,再以最快速的快遞送至住客手裡

 當晚,我想。住客。真的微笑了。。。。



這讓我想到。。一個令我印象深刻的美髮沙龍

  共有二層店面分做不同服務的設計

 有時一次消費會因消費項目不同,在過程中來往不同樓層

 而店內的所有服務人員,會記起你原來正在欣賞的電視頻道

 在轉換另一個樓層後,準確地為客戶開啟同一個頻道觀賞

 只是多一點用心,客戶能感受到溫暖的貼心服務,

 這就是成功了。。。

 

  比別人多一顆心,從別人的心裡去設想細節

  就像比三片多一葉的四片心型酢醬草

多了一片,帶給人們幸運又幸福的無窮的幻想。。。



書籍資訊:

書名:比別人多一顆心

作者:中華民國專業秘書協會

  出版社:聯經

出版日期:民國82年4月

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『秘書』!永遠都記得,當時在電腦前輸入這兩個字當時的心情是如何的?



那一年,工作上陷入低潮,不禁猶豫是否該換個工作了,同時也不斷思考自己的定位在哪裡?曾經很茫然,知道自己遇到該突破的瓶頸,可是不知該如何有個明確的改變?那一次在網路上輸入『秘書』這兩個字後,方知原來有一個台北市秘書協會是跟秘書行政人員的工作有關係的。看見他們有一連串的活動,剛開始時,報名了幾次座談會,但都因為臨時需要加班而無法前往,每次都覺得很可惜,另一方面,也發現自己的積極度不夠。

隔年,台北秘協舉辦第一次認證班,黑羊與白羊之間猶豫不決的想法又來了!靜下心來思考後,清楚的知道公司現有的環境無法提供給我更多的教育訓練,所以,今年就給自己一份禮物,為自己投資報名台北秘協的認證班。

認證班是為期一個月每週六的一整天的專業秘書行政訓練課程,每次上完課後總覺得醍醐灌頂,原來秘書行政的工作可以如此豐富,同學之間還會互相加油打氣,這些都是我在工作上所沒辦法得到的東西。

第二年協會邀我擔任幹部,不太有自信的我懷疑自己真的可以做到嗎?雖然我不是很smart,但是,對我人生來說又是一個學習的機會,而這樣的學習是我現有的工作環境不可能學到的;當時在公司的工作內容包山包海,有時還會遇到老闆、同事澆冷水,而往往來到協會幫忙時,總是讓我感覺到可以呼吸到更多的氧氣,所以即使公司的工作很忙,我依然不放棄屬於自我學習的這一塊,因為這裡是我心情的出口,給我向上提升學習的機會。

這樣一路走來,在去年人生轉換跑道的一年,是讓我感觸最深的,就因為認識這個協會加入這個協會,讓我深深體驗到,沒有用不到的經驗,永遠為自己多一分準備是有必要的,這樣的準備不知何時會驗證,但是,機會只會給有準備的人。雖然,現在的職務已不是專職秘書,但我一直很感謝在協會學到的東西,就因為在協會學到如何面對問題、解決問題,深深覺得有幸曾經擔任秘書一職,另一方面擔任協會的幹部,也讓我的工作可以面對更多的應變。

現在回想剛畢業找工作時,應徵的條件總是有一條「具經驗為佳」,好不容易找到第一份工作,就心想一年換一個工作,十年就有十個工作經驗,這個計畫真是好耶!後來才知道工作要到爐火純青的階段,只有一年的時間是不夠的。但是,我為協會服務,這個團隊裡不止十個人是我可學習的對象,他們每個人都可能換過兩三次的工作,這樣我就可以學到20~30種工作經驗,這樣的收穫真是太棒了。

從不相信自己可以做到,到相信原來自己也能做到時,內心的成就感是可以持續很久的。朋友們,如果妳(你)有想學習的心又有多一點點為人服務的熱忱,相信台北秘書協會會是一個比你想像中還要好的一個園地喔!歡迎加入我們,讓我們一起努力,一起學習成長,一起打拼吧!





台北市專業秘書暨行政人員協會現任理事 Tina S.

97.11.17

引用:http://tw.myblog.yahoo.com/jw!Fkud3vKGAAQ1Gx7TXdbrU623DMOi3pI-/article?mid=1847

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轉貼自:台北市專業秘書暨行政人員協會部落格--http://tw.myblog.yahoo.com/tpsaa_secretary/article?mid=370&prev=387&next=673&l=a&fid=8

Alice前面除了自己主管的辦公室之外,還有一間差旅辦公室,只要有海外主管回來開會或洽公,就會暫時借坐在這間辦公室,而這段期間,Alice就要兼著做這位主管的秘書,支援各項行政事務。

有一天早上,Betty拿著一張文件走到Alice前面,說:「Alice, 剛剛趙經理請我替他scan這張資料,他交代檔案寄給他之後,要我把這張資料放回他辦公室。他好像要到上海去,後天還會再回來。麻煩妳幫我開他辦公室的門,我沒有鑰匙。」

Alice拉高嗓門說:「他跑去請你scan啊!剛剛他出來叫我幫他scan,我告訴他我們這一區沒有scanner。」

Betty說:「對啊!我知道我們這一區沒有scanner,所以我跑到隔壁部門借…」


**** 聽聽別人的故事,避免自己的事故 ******


交付一項相同的任務給不同的秘書,得到的卻是兩種不同的結果。


如果你是這位趙經理,你對這兩位秘書的評價會是如何?

答案很明顯,Betty絕對會勝出。


無論你任職的公司是科技業、金融業、製造業…,秘書這個職位永遠都屬於「服務業」。而衡量服務品質的指標就是「感覺」,感覺得到秘書的專業、親切、熱誠、耐心…。


當我們被交付一項任務時,或許當時的環境或情況不允許我們說Yes,但是請千萬記得:「No之後要加個Yes」

NO之後的YES

我這裡沒有scanner
我這裡沒有scanner,我到隔壁部門去借一下,請您稍等。

對不起,我現在很忙。
對不起,我現在手上剛好在趕一份急件,一個小時之後再替您處理這件事,可以嗎?

對不起,我現在手上剛好在趕一份急件,我請 劉 小姐先替您處理前半段,稍後我立刻接手。

會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!
會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!我去幫你問問看。

沒辦法,這個我不會。
這個我不會,不過你可以去問一下張秘書,這是她的強項。

主管:請陳主任下午來找我。

秘書:陳主任下午請假。
主管:請陳主任下午來找我。

秘書:陳主任下午請假。代理人是王主任,需要找王主任來嗎?還是請陳主任明早來找您?


當一個工作變成對方問你一個問題,你就只給一個答案時,該職位被取代的機率就相對提高。


例如:證券公司的營業員,客戶一通電話:台積電,65元,幫我買十張。營業員: 張 先生,已經幫您買到了。這樣的工作漸漸被網路下單給取代了。


例如:高速公路收費站的收費員,你給他一張回數票或40元,他收你一張票或給你一張收據。這樣的工作漸漸被ETC給取代了。


所以,請停止說「我不知道,我不行,我沒辦法」,拿出你的行動力去「找出答案,著手去做,去想辦法」。有一句話說:「努力不一定會成功,但是不努力,一定不成功」。


作者為台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師


蘇珊琉

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~從接聽電話,學做秘書~

  Pure剛從大學畢業,經由學校教授的介紹,進到一家軟體公司,擔任總經理秘書工作。

從來沒有工作經驗的Pure,從公司設立時期開始幫忙,那時辦公室也還沒裝潢好,暫時擺設幾個桌子椅子,所以Pure就暫坐在總經理旁邊的位子。

剛上班不久時,總經理的電話響了,Pure放任它響,心想那是總經理的電話,不要隨便亂代接。有一天,總經理告訴Pure說:「我的電話響了,妳要幫我接。」

傻傻的Pure 還想,為什麼你電話響要我接,但老闆交代的只好照做。

  之後,電話響了。「喂」「我找 林 先生。」「唷好,你等一下唷。」,「 林 先生有人找你。」「誰找我?」「我不知道,有一個人說要找 林 先生。」

  幾次電話代接後,總經理又找了Pure,「Pure,妳幫我接聽電話時,要幫我問一下是誰找我唷。」傻傻的Pure又想,就是找你的,為什麼還要問誰找丫?

  鈴鈴,電話又來了,「喂!」「我找 林 先生。」「請問您是誰?」「我姓陳。」「唷好,你等一下唷。」,「 林 先生有人找你。」「誰找我?」「他說他是 陳 先生。」「找我什麼事?」「他沒有說呢!」。就這樣子,總經理找了Pure,又講了N次的接聽電話注意事項:

(1) 老闆電話的過濾,有的老闆會要求所有電話先過澽再轉給老闆,有的不會;但基本條件,老闆不在或忙碌時,代接電話是秘書的工作。

(2) 確認來電者的姓名及來電原因,是過濾電話及節省老闆時間的方法,當然這需要一些技巧才能問出一些本來不留姓名或不講來電原因的電話。

(3) 接聽電話時,應報上部門名稱或公司名稱,並禮貌性的說您好、您早等問侯語。

(4) 轉接電話或結束通話時,應等對方掛電話後,再放上話筒,較有禮貌。

就在這麼有耐心教導的老闆下,Pure從接聽電話中學做秘書。

                (作者為台北市專業秘書暨行政人員協會會員 愛菠蘿)

台北市專業秘書暨行政人員協會 http://www.secretary.org.tw



協會Blog:http://tw.myblog.yahoo.com/tpsaa_secretary/article?mid=725&prev=-1&next=701

PS:四月熊的親自經歷~~

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