~從接聽電話,學做秘書~

  Pure剛從大學畢業,經由學校教授的介紹,進到一家軟體公司,擔任總經理秘書工作。

從來沒有工作經驗的Pure,從公司設立時期開始幫忙,那時辦公室也還沒裝潢好,暫時擺設幾個桌子椅子,所以Pure就暫坐在總經理旁邊的位子。

剛上班不久時,總經理的電話響了,Pure放任它響,心想那是總經理的電話,不要隨便亂代接。有一天,總經理告訴Pure說:「我的電話響了,妳要幫我接。」

傻傻的Pure 還想,為什麼你電話響要我接,但老闆交代的只好照做。

  之後,電話響了。「喂」「我找 林 先生。」「唷好,你等一下唷。」,「 林 先生有人找你。」「誰找我?」「我不知道,有一個人說要找 林 先生。」

  幾次電話代接後,總經理又找了Pure,「Pure,妳幫我接聽電話時,要幫我問一下是誰找我唷。」傻傻的Pure又想,就是找你的,為什麼還要問誰找丫?

  鈴鈴,電話又來了,「喂!」「我找 林 先生。」「請問您是誰?」「我姓陳。」「唷好,你等一下唷。」,「 林 先生有人找你。」「誰找我?」「他說他是 陳 先生。」「找我什麼事?」「他沒有說呢!」。就這樣子,總經理找了Pure,又講了N次的接聽電話注意事項:

(1) 老闆電話的過濾,有的老闆會要求所有電話先過澽再轉給老闆,有的不會;但基本條件,老闆不在或忙碌時,代接電話是秘書的工作。

(2) 確認來電者的姓名及來電原因,是過濾電話及節省老闆時間的方法,當然這需要一些技巧才能問出一些本來不留姓名或不講來電原因的電話。

(3) 接聽電話時,應報上部門名稱或公司名稱,並禮貌性的說您好、您早等問侯語。

(4) 轉接電話或結束通話時,應等對方掛電話後,再放上話筒,較有禮貌。

就在這麼有耐心教導的老闆下,Pure從接聽電話中學做秘書。

                (作者為台北市專業秘書暨行政人員協會會員 愛菠蘿)

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PS:四月熊的親自經歷~~

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