早上八點半的辦公室,「陳秘書,五分鐘後要各事業部副總來我辦公室」;『陳秘書,幫我約1111總經理,今天中午吃飯』;「陳秘書,上週四的報紙財經版找給我』;『陳秘書,我的保險業務員在一樓,你去處理一下』;『陳秘書,我明天的會議取消,要去上海』;『陳秘書……』。是的,這是陳秘書一天工作的開始,但這可能只是陳秘書五分鐘內被交辦的一小部份工作。難怪常有人說,秘書像是小叮噹一樣,不論在什麼時間點要什麼東西,都可以變出來。秘書也像很親切的媽媽,擔任一個團體裡的溝通角色,總是想盡辦法來完成每一件大小事。

  其實秘書,不是花瓶,更不會像八點檔演員總是花枝招展。投入秘書工作是專業的職涯發展,從會議規劃籌辦、檔案收納管理、差旅行程安排到公關人脈協調等等,看似瑣碎,卻是在練習自己工作效率及溝通協調能力。必須在精簡的時間內,發揮柔中帶強的溝通協調能力,耐心而有效率的處理好每一項工作。

  在現在職場競爭的環境下,要做一個優秀的秘書,除了本身細心耐心親切的人格特質外,參加專業秘書暨行政人員認證課程,是進入秘書職涯必備的入門票,也是成為專業秘書不可缺少的加分條件。課程內容涵蓋秘書角色定位、時間管理、檔案管理、會議管理、職場溝通、簡報技巧、形象禮儀、商業書信等等。這些秘書必修課程從不同角度切入,完整打下專業的基礎。因此專業職能也就是秘書最常被說是八爪章魚的八大技能了吧。

  所有的認證課程,都是由各業界資深秘書擔任講師授課,提供理論與實務結合的實用課程,上課就好像取經一般,從這些資深前輩的分享裡,學習如何做一個優秀傑出秘書的功夫,也培養學員對秘書工作的態度認知,加上來自各行各業的秘書同學,更是未來職場工作上,人脈資源整合的優勢。

  近九成的企業會給予有證照的求職者,優先面試的機會;也有越來越多的企業經營者,會提供自己的秘書參加專業秘書認證課程,期望藉由課程中的培養,增進秘書對工作效率提昇。所以秘書證照的取得,增加自己的職場競爭力。專業秘書認證課程,從秘書的本職學能打下基礎,是工作中的教戰手冊,精進秘書的競爭優勢,更能稱職的擔任老闆的左右手,在每天像戰爭的工作中,做一個不敗的優秀秘書。

<文:四月熊>

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