同樣一份文件的表格化,有的人需要三個小時才能完成,有的人卻輕輕鬆鬆的花半個小時就解決了;同樣處理一份英文書信,每個人花費的時間更是差異頗大。在今天講求競力的社會,語言溝通、資訊處理已經變成職場的基本技能。由於大環境景氣不好,相對的理想工作難找,因此除了核心能力外,英文好電腦強變成了進入理想職場的先決條件。

英文好,可增加與國際接軌時的便利性,在有關國際事務的溝通,全球資訊的取得,或近距離與國際人士的接觸、接洽業務,到閱讀英文專業書報,吸收新知,以增進國際觀,都有助益。而電腦強,可加速業務連繫的快捷,文書處理的簡潔,讓秘書工作事半功倍,為老闆爭取時效,掌握商機。因此,這二項能力是秘書人員的利器,培養這二項能力非常重要,尤其在講求證照的今日社會,若是透過證照的肯定,就更能說服別人。


就語言證照來說,最具代表性的就是多益測驗(TOEIC)了。多益TOEIC為Test of English for international Communication的縮寫,是針對非以英語為母語人士所設計之英語能力測驗,由美國Educational Testing Service(ETS®)於1979年所開發。從實施認證到現在有30多年的時間,全球有90個以上的國家,超過9000家機構共同參與,每年有超過500萬考生,是個經過國際和企業認同使用的國際語言證照。因為多益測驗測出考生在職場中與他人以英語溝通的熟稔程度,所以是以職場為基準點的英文能力測驗中,最具代表及最被企業所信任的證照。在台灣,2009年就有約18萬的考生參與測驗,而且報考人數逐年以倍數增加,甚至許多企業都已經將多益成績列為面試篩選的指標之一。

相較於語言證照,資訊證照種類多到令人眼花撩亂,要怎麼選擇適合秘書工作證明的電腦證照呢?秘書工作每天必需要接觸的就是微軟OFFICE軟體,所以建議可以從微軟的OFFICE下手。微軟商務應用認證(Microsoft Business Certification,簡稱MSBC),是從微軟的MOS認證(Microsoft office specialist certification)升級而來的,因為是微軟原廠唯一2007office的專業認證,所以MSBC認證,是來自全球化的認可證明標準,更有微軟2007 OFFICE System的優秀能力代表度,讓秘書的文書工作也能躋身國際化的行列。

在全球化的趨勢下,未來的競爭者可能來自世界各地。近年來多益測驗及MSBC認證深獲企業界的信賴,並列為最多企業招募員工的篩選條件。證照,確實成為在謀職時最有力的證明文件,可以凸顯自己的能力外,更是秘書人員升任老闆的最佳左右手的證明,多益測驗及MSBC認證這二個基本的職場技能相當重要,可協助老闆、同事在商業書信處理上,表現有效率的工作能力,也容易表現自己在職場中不停學習進修的企圖心,更容易提高主管對秘書的工作滿意度。

<文:四月熊>

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